TyreSoft RMA – Reklamacje opon w jednym panelu
Reklamacja opony bez maili, telefonów i zgubionych zdjęć.
System reklamacji dla hurtowni, sklepów internetowych i serwisów opon. Klient wypełnia formularz, a Ty prowadzisz sprawę od weryfikacji, przez odbiór kurierem, po decyzję i rozliczenie.
- 7 krokówformularza dla klienta
- 14 dnitermin przy każdej reklamacji
- 12statusów z gotową wiadomością
TyreSoft RMA zbiera każdą reklamację opony w jednym miejscu: klient sam podaje fakturę, DOT, zdjęcia i adres odbioru, Ty zmieniasz status, a klient od razu dostaje wiadomość. Termin 14 dni liczy się sam.
- Formularz dla klienta w 7 krokach
- Termin 14 dni przy każdej sprawie
- E-mail lub SMS przy każdym statusie
Dla hurtowni opon, sklepów internetowych i sprzedawców na Allegro oraz serwisów wulkanizacyjnych.
Znasz to?
Poniedziałek, 9:10. Mail: „opona pękła, co robimy?”
Bez numeru faktury, bez rozmiaru i DOT, za to z dwoma nieostrymi zdjęciami. Zaczyna się korespondencja: prosimy o fakturę, o zdjęcie ściany bocznej, o adres do odbioru.
Po tygodniu nikt nie pamięta, kto ostatnio odpisał klientowi, a producent prosi o komplet zdjęć w jednym miejscu.
Sama reklamacja nie jest trudna. Trudne jest zebranie wszystkiego w jednym miejscu.
Termin
14 dni na odpowiedź. Potem reklamację uważa się za uznaną.
Konsument, który składa reklamację, musi dostać odpowiedź w ciągu 14 dni. Jeśli jej nie dostanie, przepisy traktują reklamację tak, jakby sprzedawca ją uznał.
Przy kilkudziesięciu sprawach w sezonie termin zapisany w kalendarzu jednej osoby to za mało. Musi być widoczny przy każdej reklamacji, dla całego zespołu.
Listę reklamacji sortujesz po terminie, a sprawy pilne przypinasz na górze.
Skrzynka kontra system
Skrzynka mailowa pamięta tylko to, co ktoś zdążył przeczytać.
Jak to działa
Pięć kroków od zgłoszenia do zamknięcia sprawy.
- 1Zgłoszenieklient wypełnia formularz
- 2Weryfikacjadane, zdjęcia i notatki
- 3Odbiórkurier pod adres z formularza
- 4Decyzjauznanie % lub kwotowe
- 5Rozliczeniewymiana, zwrot, odesłanie lub utylizacja
Przy każdej zmianie statusu możesz od razu wysłać klientowi wiadomość z szablonu. Wszystko zapisuje się w historii reklamacji.
Formularz dla klienta
Klient wypełnia formularz sam. Ważnych pól nie da się pominąć.
- Siedem krótkich kroków: zakup, opony, produkt i pojazd, opis, załączniki, rozliczenie, dane i odbiór.
- Numer faktury, marka, model, rozmiar i powód reklamacji są obowiązkowe — bez nich formularz nie przejdzie dalej.
- Do 6 opon w jednym zgłoszeniu. Dane kolejnej opony kopiujesz jednym kliknięciem.
- Podpowiedzi przy polach: gdzie znaleźć DOT i jak spakować opony do odbioru.
Dane, o które zapyta producent
Każda opona z DOT, pozycją, bieżnikiem i przebiegiem.
- 12 powodów reklamacji: od pęknięcia ściany bocznej po ściąganie pojazdu.
- Pozycja montażu: lewy lub prawy, przód lub tył.
- Pytania o naprawę i montaż oraz dane pojazdu: marka i model, rocznik, silnik, przebieg.
- Pytania pomocnicze do opisu: czy problem uniemożliwia jazdę, czy widać uszkodzenia, kiedy wystąpił.
Rozliczenie od początku
Klient od razu wybiera rozliczenie i los opony po odrzuceniu.
- Wymiana na nowy albo zwrot środków. Przy zwrocie formularz prosi o numer konta, który obsługa widzi potem w reklamacji.
- Po odrzuceniu reklamacji: odesłanie opon albo utylizacja.
- Utylizacja wymaga akceptacji klauzuli, której treść ustalasz Ty.
- Załączniki do 15 MB: zdjęcia JPG i PNG oraz dokumenty PDF.
Lista reklamacji
Wszystkie reklamacje i terminy na jednym ekranie.
Kafelki ze statusami, wyszukiwarka, przypięte sprawy pilne i notatki wewnętrzne od razu na liście.
Karta reklamacji
Dane, decyzja i wiadomość do klienta w jednej karcie.
Zmieniasz status, wstawiasz szablon wiadomości i wpisujesz uznanie. Obok szczegóły zgłoszenia i historia zmian.
Wiadomości e-mail i SMS
Każdy status ma gotową wiadomość. E-mail lub SMS wysyłasz jednym kliknięciem.
- 12 szablonów: od przyjęcia zgłoszenia, przez odbiór kurierem, po decyzję i zakończenie sprawy.
- Powiadomienie SMS trafia do klienta od razu, także gdy nie zagląda do skrzynki. W Katowicach system wysłał już 336 SMS-ów.
- Znaczniki {NUMER}, {IMIE}, {NAZWISKO}, {STATUS} i {TERMIN} wypełniają się same, a zaraz po zgłoszeniu klient dostaje e-mail z numerem reklamacji.
- Każda wysłana wiadomość zapisuje się przy reklamacji: widać, kto i kiedy napisał do klienta.
Statusy
12 statusów, które opisują prawdziwy proces reklamacji opon.
- Zgłoszone – czekamy na weryfikacjęnowa reklamacja z formularza
- Oczekiwanie na wypełnienie formularzabrakuje danych od klienta
- Oczekiwanie na odbiórkurier odbiera opony od klienta
- Odesłane przez klienta – doręczoneopony są u Ciebie, trwa weryfikacja
- Wydłużenie czasu rozpatrzeniapotrzebna dodatkowa ekspertyza
- Dyskusja Allegrorozmowa w dyskusji przy zamówieniu
- Dyskusja mailpytania do klienta e-mailem
- Wysłana decyzja reklamacyjnadecyzja z uzasadnieniem u klienta
- Oczekiwanie na płatnośćnieuznana reklamacja, koszt odesłania opon
- Odebrane opony przez klientaopony wróciły do klienta
- Reklamacja zakończonasprawa zamknięta
- Reklamacja anulowanazgłoszenie wycofane
Zdjęcia na Google Drive
Zdjęcia z każdej reklamacji trafiają na Google Drive.
- Załączniki z formularza zapisują się automatycznie na Twoim Google Drive.
- Producentowi lub rzeczoznawcy wysyłasz link, bez pakowania zdjęć do maila.
- Wszystkie zdjęcia reklamacji są w jednym miejscu, a nie w skrzynkach różnych osób.
- Zdjęcia są też dostępne przy reklamacji w panelu.
Działa w praktyce
949 reklamacji opon w 12 miesięcy, w jednym panelu.
Firma oponiarska z Katowic prowadzi w TyreSoft RMA reklamacje od swoich klientów od października 2025.
- 949
- reklamacji opon w 12 miesięcy
- 155
- kont klientów zgłaszających reklamacje
- 6 082
- zdjęć, średnio 6,6 na reklamację
- 5 761
- plików w 858 folderach na Google Drive
- 2 772
- zmian statusu zapisanych w historii
- 232
- reklamacje w szczytowym miesiącu (IX 2026)
Dane zagregowane zanonimizowane.
Platforma
Trzy elementy, jeden system.
Panel obsługi
rma.tyresoft.eu: lista reklamacji, karta sprawy, statusy, decyzje, szablony wiadomości i historia zmian.
Formularz dla klientów
Link, który wysyłasz klientom, albo konto B2B. Klient sam zgłasza reklamację w 7 krokach.
Integracje
Google Drive na zdjęcia, e-mail lub SMS do klienta przy zmianie statusu i platforma TyreSoft z kontami klientów B2B.
Dla kogo
Dla każdego, kto sprzedaje opony i przyjmuje reklamacje.
Hurtownie opon
Reklamacje od warsztatów i sklepów w jednym panelu, z kompletem danych dla producenta.
Sklepy internetowe i Allegro
Termin 14 dni dla konsumenta, wiadomości z szablonów i dyskusje na Allegro pod kontrolą.
Serwisy i sieci wulkanizacyjne
Reklamacje opon zamontowanych w serwisie, z danymi pojazdu, pozycją i przebiegiem.
Jak zacząć
Konfigurujesz raz. Potem wysyłasz klientom link.
- 1Bezpłatna konsultacjapokażemy TyreSoft RMA na przykładzie Twoich zgłoszeń
- 2Konfiguracjastatusy, szablony wiadomości, klauzula utylizacji, operatorzy i Google Drive
- 3Link do formularzawysyłasz go klientom, dodajesz na stronę i do konta B2B
- 4Pierwsze reklamacjecała obsługa w jednym panelu, z terminem i historią
Dostęp na zaproszenie
Porozmawiajmy o Twoich reklamacjach.
Bezpłatna konsultacja: pokażemy TyreSoft RMA na przykładzie Twoich zgłoszeń, bez zobowiązań. Napisz, ile reklamacji opon obsługujesz w sezonie i którymi kanałami przychodzą.
PS Mail „opona pękła” i tak przyjdzie. Odpowiesz linkiem do formularza zamiast pięcioma pytaniami.